1ère réunion de préparation de la fête de l’école Anthoard 2014

Réunion de préparation de la fête de l’école Anthoard 2014

19 mars 2013

Présents : Jean -Philippe Campins, Céline Chareyron, Marc Brunel, Xavière Kempf, Fabienne Servoz, Achour Ouamara, Marc Litzler, Chrystèle Callenderet, Catherine Klein, Muriel Braccini, Cyril Arod et Eric Faudry.

Le bilan établi par les parents l’année dernière a servi de point de départ aux discussions puis les échanges ont abordé les améliorations possibles dans l’organisation et le programme de la fête de cette année.

1/ Date 

Etant donné qu’il n’y a plus qu’une seule intervenante musique dans l’école, il faut choisir la date en fonction de ses disponibilités. Pour éviter les jours de semaine et le vendredi 21 juin (fête de la musique). Le choix se porte sur le vendredi 28 juin.

2/ Répartition des tâches

L’idée est de définir au plus tôt les différentes tâches à accomplir et de se les répartir. Il faut identifier clairement les différents intervenants/responsables.

Points identifiés : Surveillance (Entrée/sortie, cour, WC, montée escalier), tenue des stands (cf programme), installation musique/ barrière, installation gouter, volontaires photos, rangement…

Il faudra prévoir des roulements sur les postes tels que surveillance, stands… et les inscrire dans un tableau. Annoncer les roulements par un coup de trompette ou de gong !

Pour la prochaine réunion : amener une proposition de tableau avec la liste des tâches et les horaires.

3/ Gobelets

L’utilisation des verres réutilisables du Conseil Général sera reconduite en l’optimisant : préparation en amont dans les classes, utilisation du matériel de sensibilisation du Conseil Général, extension éventuelle au goûter (utilisation du lave-vaisselle ?).

4/ Décoration

Plusieurs enseignants ont indiqué vouloir faire participer leurs élèves à la préparation et pose de décorations. L’idée d’une exposition de fin d’année des travaux des élèves n’est pas retenue car se pose le problème du lieu d’exposition et il semble plus valorisant de montrer ces travaux aux parents lors des visites des classes avec les enseignants.

La thématique et le type de décorations seront discutés lors d’une prochaine réunion.

5/ Participation aux frais

Le principe d’un pique-nique et d’une faible participation aux frais est retenu étant donnée la réussite sur ces points l’année dernière.

6/ Sécurité

Il est nécessaire de demander des barrières à la mairie pour empêcher les enfants de monter dans les escaliers et d’accéder aux réserves du goûter, à la scène… Pour la prochaine réunion, amener une liste du matériel à demander à la mairie

Seuls les adultes pourront assister à la chorale (et cela sera précisé dans la communication vers les parents) afin de mieux contrôler l’accès à l’école. On pourrait également demander aux parents d’indiquer l’adulte sous la responsabilité duquel seront leurs enfants après 16h30 si les enfants ne sont pas inscrits à l’étude et après 17h30 s’ils y sont inscrits. Le planning des tâches permettra d’assurer une continuité du contrôle de l’entrée de l’école.

7/ Ebauche de programme

• 15H15-16H15 : Chorale (45 min maxi de chant) puis tous les élèves sauf les CP remontent dans les classes. Pendant la chorale, certains parents préparent le goûter. Lieux Chorale et Goûter à définir
• 16H15-16H35 : Goûter en faisant descendre les enfants par classe, CE1=>CM2 toutes les 5 minutes. Ainsi, il ne serait pas nécessaire d’utiliser des tickets sauf si on veut éviter que les plus jeunes se resservent après les plus vieux. Ces tickets aideraient à choisir le moment de clore le goûter pour être disponible pour les autres activités. Les restes de goûter et boissons seraient servis à la fin du pique-nique. A rediscuter.
• 16h30-19h00 : stands de jeux en bois fabriqués dans 5 classes. Stands tenus par les enfants, parents et enseignants de ces classes avec l’aide d’autres parents si nécessaire. Les stands devront être montés avant la chorale.
• 19h00 : Apéro puis pique-nique
• 18h00-19h00 puis 20h00-22h00 : animations musicales, concerts, flashmob. La partie concert semble plus propice à 18h00 car il y a plus de monde et l’ambiance est plus animée qu’après le repas. A définir en priorité en discutant avec les deux parents, déjà identifiés, qui proposent de s’en charger Il faudra aussi terminer de discuter de la possibilités de courtes présentations de musique, danse, sports… par les enfants.

8/ Communication

Il faut mieux expliquer aux parents le déroulement de la fête, le principe du pique-nique, à quoi sert le PAF… Préparer pour la prochaine réunion des brouillons de mots pour les parents.

Il faut impliquer des parents en dehors des délégués et habituels membres actifs : refaire un mot dans les cahiers pour annoncer la prochaine réunion et demander des volontaires.

Prochaine réunion le lundi 15 avril à 17H30