2ème Réunion de préparation de la fête de l’école Anthoard

Réunion de préparation de la fête de l’école Anthoard 2014

15 avril 2013

Présents : Isabelle Desmier, Mme Chambon, Florence Argeles, Xavière Kempf, Marie Pistone, Achour Ouamara, Christian Bardin, Valérie Liatard, Catherine Klein, Cyril Arod et Eric Faudry.

Un rappel est fait sur les points discutés lors de la précédente réunion.

1/ Le programme est précisé

• 15H30-16H15 : Chorale puis tous les élèves sauf les CP remontent dans les classes. Pendant la chorale, certains parents préparent le goûter.

Lieu Chorale : devant le gymnase et l’entrée de la cantine.

• 16H15-16H45 : Goûter en faisant descendre les enfants par classe, CE1=>CM2 toutes les 5 minutes. La clôture du goûter à une heure précise permettra de libérer des organisateurs pour d’autres activités. Les restes de goûter et boissons seront servis à la fin du pique-nique. Rediscuter de l’utilité des tickets pour le goûter.

Lieu Goûter : le long de la cantine, de l’entrée de la cuisine jusqu’au préau. Une rangée de table sera installée le long de la cantine où seront disposées toutes les réserves de nourriture et boissons et une rangée sera installée en parallèle, coté cour, pour le service. Installation des tables avant la chorale.

• 16h30-18h00 : stands de jeux en bois fabriqués dans 5 classes. Stands tenus par les enfants, parents et enseignants de ces classes avec l’aide d’autres parents si nécessaire. Lieu : Les stands seront montés avant la chorale sous le préau coté terrain de foot.
• 18h00-18h30 : Démonstration de Danse par une école de danse du quartier. Horaires à confirmer et affiner si nécessaire. Lieu à définir.
• 18h45-19h45 : Concert Chansons + Ukulélés.

Lieu : podium à monter au niveau du terrain de basket.

• 19h15 : apéro organisé par les parents

Lieu identique au goûter.

• 19h45 : pique nique apporté par chacun et si possible à partager. Amener lors de la prochaine réunion une ébauche de « mot pour les parents »

Lieu : Les tables pour le pique-nique seront disposées en deux grandes rangées sous les arbres entre la cantine et le bâtiment principal de l’école. La mise en place se fera avant le concert.

• 20h30 : Musique pour danser : Prévoir une personne qui se charge d’amener des playlists. Faut-il prévoir quelques lumières ?

2/ Répartition des taches

Un tableau de répartition des taches est commencé (voir fin de document). Il sera mis en ligne sous forme d’un fichier tableur collaboratif permettant à tous de le compléter pour arriver à une version définitive lors de la prochaine réunion.

Pour visualiser le tableau en ligne : http://www.editgrid.com/user/eric_faudry/Fête_Anthoard

Pour le modifier, envoyer un mail à Eric Faudry qui vous donnera les droits de modification.

Pour la prochaine réunion : travailler sur le tableau en ligne.

3/ Gobelets

Demander un grand nombre de gobelets au Conseil Général (2000 ?) pour couvrir les besoins du goûter et de l’apéro.

Pour la prochaine réunion : trouver un référent qui se chargera de faire la demande de gobelets et matériel de sensibilisation au conseil général.

4/ Décoration

La thématique et types de décorations seront choisis par les enseignants. Pistes : Guirlandes, ambiance Hawaï (pour les Ukulélés) ou Guinguette. Prévoir des nappes à carreaux en papier pour les tables.

5/ Accès à la fête

Il faut prévoir d’imprimer des tickets à distribuer aux familles en échange de leur inscription et paiement de la participation aux frais. Ces tickets auront une partie détachable donnant droit à l’apéro. Le talon servira de justificatif et pourra être demandé si des personnes extérieures à l’école semblent être présentes et nuisent au bon déroulement de la fête.

6/ Réservation matériel

La sono de ST sera réservée par l’intermédiaire d’un parent de l’école. Elle sera utilisée pour la chorale. Il faut prévoir une personne pour aller la chercher et pour la monter.

Le groupe de chansons + ukulélés amène sa sono.

Il a été demandé à la Mairie par le directeur de l’école :

- 15 barrières métalliques

- 24 éléments d’estrade en bois de 1x1m

- 60 Tables métalliques dessus bois

- 500 chaises

Le nombre de tables a été revu un peu à la hausse en espérant avoir une augmentation du nombre de convives et pour les chaises, la base de calcul est 8 personnes par tables. En se rappelant que l’année dernière nous avons eu 270 parents et 270 enfants qui avaient réservés…

Prochaine réunion le lundi 3 juin à 17H30